Les 3 bonnes raisons de choisir un logiciel de pointage chantier

Quels sont les risques pour les entreprises générales du BTP de continuer à utiliser le papier pour le pointage sur chantier ?

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Les feuilles de temps papier peuvent se perdre (et les informations avec !) ou se salir, devenant ainsi illisibles. De plus, les erreurs de saisie sont courantes, et il faut du temps pour retraiter les données. Le personnel RH ou sécurité du chantier est alors contraint de ressaisir les informations sur un classeur Excel ou un logiciel de gestion financière de la paie. Ce manque d’efficacité affecte directement la gestion du budget et du planning du chantier, ce qui peut avoir des conséquences sur les délais et coûts du projet. Bref, un gain de temps crucial est perdu, et la fiabilité des informations est mise en péril.

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En quoi l’utilisation d’un logiciel de pointage RH chantier peut vous permettre de gérer plus facilement les feuilles de temps de travail ? Découvrez les bonnes raisons et pratiques pour prendre le virage numérique concernant le pointage des équipes sur le terrain.

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3 bonnes raisons de choisir le bon logiciel de pointage

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N°1 – Pour gagner du temps sur la saisie des temps travaillés

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Dites au revoir au papier ! Avec une application mobile de pointage, vous pouvez saisir directement sur site, sur votre mobile ou tablette, l’heure d’arrivée, l’heure de départ, les absences, les congés, etc. Certaines informations des salariés peuvent être pré-enregistrées dans le logiciel de gestion, vous simplifiant ainsi la tâche. Ce dernier prévoit des modèles de feuilles de pointage pré-remplis. Largement simplifié, le travail consiste uniquement à saisir des données dans des listes déroulantes et à modifier les valeurs par défaut. Pour un véritable gain de temps au quotidien, il est également possible de dupliquer les valeurs des pointages précédents. Le rapport journalier de pointage des effectifs est généré automatiquement par le système et accessible en temps réel. Grâce à la signature électronique, la validation des rapports de pointage peut s’effectuer directement en ligne, où que vous soyez, sur votre mobile ou ordinateur.

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N°2 – Pour garantir la traçabilité et la fiabilité des données

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Le principal risque du pointage traditionnel sur papier est celui des erreurs de saisie ou de relecture. Avec un logiciel de pointage RH chantier, plus de fautes de frappe et de doubles saisies ! Vous bénéficiez de données fiables que vous pouvez transmettre aux équipes RH/Paie pour traiter les salaires et les primes.

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Deux méthodes s’offrent à vous :

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• La méthode manuelle : le conducteur de travaux exporte les données sous forme de tableau (à la semaine ou au mois par exemple) et les transmet aux équipes RH pour les importer directement dans le logiciel de paie ou le logiciel RH de l’entreprise.
• La connexion entre les systèmes informatiques : vous pouvez choisir d’interfacer le logiciel de pointage chantier au logiciel RH et/ou logiciel de paie. C’est notamment le cas avec le logiciel de suivi de chantier Novade, vous pouvez le connecter avec vos systèmes internes via des APIs et des plugins. Plus efficace et plus fiable, ce système simplifie aussi bien la gestion de la paie que celle des primes exceptionnelles chaque mois.

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Les données sont directement exploitables par les équipes RH y compris pour les rémunérations des intérimaires externes.

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N°3 – Suivez et analysez les ratios de production

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Avec votre logiciel de suivi de chantier, vous avez accès à des analyses qui servent à évaluer et améliorer les performances. À tout moment, plusieurs tableaux de bord vous permettent de suivre en temps réel vos effectifs sur le terrain avec différents critères de suivi :

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• Un historique des heures de travail effectuées sur le chantier ;
• Un suivi des heures et des journées d’absence ;
• Un contrôle des heures réalisées par tâche, activité et événement.

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Ainsi, avec un meilleur aperçu sur ce qu’il se passe, vous pouvez analyser, adapter votre plan de charge et suivre les ratios de production. De plus, vous pouvez comparer le prévisionnel au réel. Vous pouvez ainsi piloter le planning et le budget de manière plus fine et en temps réel.

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Le logiciel de suivi de chantier Novade permet d’effectuer le pointage chantier et de bénéficier des différents avantages présentés dans cet article. Mais après ? Le pointage n’est qu’une partie de la gestion du personnel de chantier.

Comment inclure le pointage chantier dans un processus complet de gestion du personnel de chantier ?

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Etape N°1 : Créez et tenez à jour le registre du personnel

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Avant de faire la saisie des feuilles de temps, revenons à une étape primordiale à faire en amont : le registre du personnel de chantier. La solution digitale de Novade vous permet d’importer la liste de vos employés, mais aussi des intérimaires et des sous-traitants qui interviennent sur le chantier. Pour chacune de ces personnes, vous pouvez alors rattacher une fiche d’accueil, un compte-rendu de visite médicale, des habilitations, un certificat d’Aptitude à la Conduite en Sécurité (CACES)… Concrètement, ces fiches regroupent les données propres à chaque travailleur. Pour simplifier la validation des informations, il est possible de signer électroniquement chacune de ces fiches. Vous disposez alors de votre registre du personnel sur Novade, à partir duquel vous pourrez ensuite optimiser la gestion RH de votre chantier.

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Etape N°2 : Gérez l’organisation de vos équipes

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Avec Novade, vous avez la possibilité de gérer l’organisation de vos équipes comme bon vous semble. Une équipe le matin, une équipe d’encadrement ou encore une équipe chargée des finitions ? Créez vous-même vos équipes et vos sous-équipes dans le logiciel de suivi de chantier. Chaque employé de votre registre du personnel pourra alors être assigné à une équipe spécifique. Pour mettre en place le pointage digital sur chantier, il suffit alors de déterminer des plages horaires par équipe. Ces plages de temps sont considérées comme des valeurs par défaut et modifiables en quelques clics.

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Etape N°3 : Effectuez le pointage sur site !

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Sujet central de cet article, il vous est possible de digitaliser les feuilles de temps de travail sur tablette ou mobile directement dans l’application de pointage chantier Novade. Ces fiches de pointage chantier 100 % digitales offrent un réel gain de temps pour les chefs de chantier et les conducteurs de travaux. Attribuez une ou plusieurs tâches par journée à chaque employé ou à chaque équipe définie à l’étape précédente. En cas d’absences, de congés ou d’intempéries qui bloquent l’avancée du chantier, il vous suffira d’ajouter directement les données dans le système.

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Le pointage sur chantier peut se faire de deux façons :

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• Le pointage sur chantier nominatif s’effectue directement à partir de votre registre du personnel Novade. Chaque employé, intérimaire ou sous-traitant intégré au système peut ainsi être pointé individuellement.
• Le pointage chantier simplifié : il vous suffit de noter le nombre de salariés (chefs de chantier, conducteurs de travaux, etc.) pour chaque poste. Méthode généralement utilisée pour la sous-traitance.

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Pour mieux comprendre comment les acteurs du BTP utilisent le logiciel de pointage RH chantier de Novade, ci-dessous un retour d’expérience.

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Pointage avec Novade : que disent les acteurs du BTP ? Le témoignage de Spie Batignolles

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La gestion du personnel dématérialisée via l’application va être amenée à se diffuser de plus en plus, en raison des avantages offerts par la digitalisation des activités. Emmanuelle Scarpa, assistante de direction chez Spie Batignolles sur le chantier de l’A480 témoigne :

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« Avant, tout était papier donc ça prenait un temps fou à faire signer par le responsable, qui devait faire signer par le responsable de travaux. Tandis que là, tout le monde rentre sur Novade. »

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Pour ce projet d’aménagement d’autoroute qui a fait appel à de nombreux employés et sous-traitants, l’application de rapport de chantier Novade a simplifié la gestion du personnel. L’assistante de direction sur le chantier A480 de Spie Batignolles est ainsi passée d’une gestion 100 % papier à une gestion 100 % digitale.

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Auparavant, tout devait être signé par le responsable de travaux, ce qui pouvait rallonger considérablement les délais. Depuis, grâce à Novade, tous les travailleurs peuvent être gérés directement via le logiciel. Une solution qu’Emmanuelle Scarpa dit utiliser surtout « pour extraire les heures des intérimaires ». À présent, il est possible d’extraire les heures des travailleurs quasiment en temps réel. Le temps de travail a ainsi pu être divisé par deux. « Ce matin, j’ai extrait les données. J’ai mis que la matinée à m’occuper de tous les intérimaires. Alors qu’avant, sur papier ça me prenait, je dirais une journée facilement », souligne Emmanuelle Scarpa.

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Pour conclure, quels sont les avantages principaux pour mon entreprise d’utiliser le logiciel de pointage chantier de Novade ?

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Novade propose une solution de pointage chantier digitale, qui permet aux chefs de chantier de gérer et suivre en temps réel l’ensemble des heures de travail effectuées sur site. Intégré à la gestion des ressources humaines et de la gestion financière, le logiciel vous permet de suivre non seulement les pointages mais aussi les heures supplémentaires, les absences imprévues, les congés et bien d’autres éléments essentiels à la gestion du personnel chantier. Le processus devient totalement transparent et fluide.

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Novade vous offre la possibilité de connecter toutes les données, y compris les heures effectuées et les certificats de vos employés dans un registre centralisé, afin de faciliter les demandes de congé ou de mise à jour de leur statut.

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Denis Branthonne

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Denis est le fondateur et PDG de Novade et croit en une approche terrain des projets de construction. Denis a grandi en France, obtenu son Master d’ingénieur au MIT et a travaillé précédemment chez Autodesk comme Vice-Président des marchés émergents et de l’APAC.

Novade

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Novade dispose d’une équipe spécialisée dans le digital pour accompagner les entreprises du BTP tout au long de leur transformation numérique. Avec une expérience mondiale sur un large éventail de projets et de processus de construction, l’équipe Novade sera en mesure de s’adapter rapidement à vos besoins, de la conception à la livraison, jusqu’à la maintenance sur site.

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