Manfaat mendigitalisasikan proses serah terima pekerjaan konstruksi

Jika anda pernah terlibat dalam industri konstruksi dan bangunan, anda pasti pernah mendengar istilah ‘serah terima’. Ini merupakan tahap akhir dari setiap proyek.

Biasanya, hal ini adalah puncak dari semua proses perjuangan sebuah proyek. Hal ini juga merupakan masa-masa emosional untuk semua yang terlibat. Tergantung dari kualitas serta ketepatan waktu dari proyek yang akan diserahterimakan, perasaan yang muncul bisa berupa sukacita kemenangan hingga kecemasan dan kekecewaan.

Pihak-pihak serta proses dibalik serah terima

Jadi, mari kita menggali lebih dalam mengenai apa itu serah terima, dan pihak-pihak serta proses yang terlibat.

Serah terima merupakan tahap konstruksi terakhir sebelum sebuah gedung diserahterimakan kepada developer atau konsumen. Biasanya ada dua tipe serah terima:

1. Pertama, dari kontraktor kepada klien, developer, atau konsumen, dengan ditandatanganinya serah terima pekerjaan konstruksi. 
2. Dari Developer ke konsumen: Pihak yang terlibat dalam tahap akhir serah terima residensial umumnya adalah konsumen, konsultan, developer, kontraktor, dan subkontraktor. 

Biasanya, serah terima pekerjaan konstruksi melibatkan kegiatan inspeksi dengan denah, kamera, dan begitu banyak dokumen administrasi kertas.

Pekerja lapangan menggunakan kertas untuk mencatat isu dan defect serta menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengompilasi laporan. Untuk menindaklanjuti ke subkontraktor juga membutuhkan waktu.

Pekerjaan disini meliputi penugasan kerja melalui punchlist kertas hingga pemeriksaan langsung perbaikan defect oleh subkontraktor. Kemudian masih ada lagi penjadwalan dengan konsumen untuk persetujuan perbaikan defect dan pertanggungjawaban akhir proyek. Seperti yang bisa anda lihat – serah terima merupakan proses yang sulit.

Seperti inilah proses serah terima pekerjaan konstruksi secara manual yang biasanya terjadi:

1. Konsumen mengambil kunci.
2. Konsumen memeriksa unit bersama dengan perwakilan customer service dari developer.
3. Customer service mencatat defect pada formulir kertas.
4. Defect kemudian difoto menggunakan kamera digital atau kamera smartphone.
5. Kemudian seluruh informasi dikompilasi oleh customer service (CS) di kantor. Lalu CS membuat serangkaian punchlist untuk diserahkan ke main kontraktor untuk ditindaklanjuti.
6. Main kontraktor kemudian mencetak punchlist dan menugaskan defect yang ada kepada subkontraktor.
7. Setelah subkontraktor menyelesaikan proses perbaikan defect, main kontraktor akan diberitahu untuk memeriksa defect.
8. Main kontraktor memeriksa pekerjaan dan menentukan apabila sudah siap untuk inspeksi bersama dengan konsumen dan developer. Apabila diperlukan pengerjaan ulang, punchlist akan dikembalikan ke dalam daftar kerja.
9. Setelah inspeksi bersama, developer akan menghubungi konsumen untuk tanda tangan persetujuan secara manual melalui formulir perbaikan defect.
10. Setelah selesai, dokumen kertas ini kemudian disimpan selama kurang lebih 7 hingga 10 tahun. Bayangkan jika harus menelusuri semua formulir ini untuk menemukan informasi apabila ada perselisihan di kemudian hari.

Mudah sekali untuk kita lihat betapa memusingkannya proses serah terima pekerjaan konstruksi secara manual, dengan potensi terjadinya dokumentasi hilang, miskomunikasi, dan ketidakpuasan. Dalam banyak kasus, baik developer maupun kontraktor terpaksa lembur untuk bisa memenuhi kebutuhan administrasi manual.

Tidak berhenti sampai disitu, developer dan konsumen seringkali tidak puas dengan kurangnya visibilitas selama proses serah terima. Mereka ingin bisa mendapatkan gambaran keseluruhan defect, transparansi terkait status perbaikan defect, dan konfirmasi kapan mereka bisa serah terima.

Visi Novade untuk masa depan digitalisasi proses serah terima

Kami membentuk Novade di tahun 2014 dengan sebuah visi untuk mentransformasi manajemen lapangan di industri konstruksi melalui teknologi.

Proses serah terima merupakan satu dari pengembangan awal yang kami lakukan. Kami dapat melihat bahwa dengan menyelaraskan dan mendigitalisasikan serah terima, dari awal hingga akhir, dapat membuat proses ini semakin efektif dan lebih mudah untuk semua pihak yang terlibat. Dalam kondisi ideal, tim serah terima harus fokus untuk menghasilkan produk berkualitas untuk konsumen ketimbang membuang waktu dan upaya hanya untuk berkoordinasi dan mengompilasi dokumen.

Kami memulai untuk secara radikal merampingkan proses serah terima mulai dari bawah ke atas (ground up) dengan:

• Mendesain aplikasi manajemen proyek konstruksi mobile dan web yang cepat dan ringan serta bisa bekerja secara offline tanpa koneksi internet
• dengan menggunakan tipe – tipe defect dan deskripsi yang terstandarisasi untuk proses input data dan pembuatan laporan yang mudah dan cepat
• Menyediakan data berbasis cloud secara real-time sehingga semua orang dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan sesegera mungkin ketika sudah tersedia
• Memungkinkan push notification sehingga semua orang dapat menerima status perbaikan, permintaan inspeksi bersama, dan komentar

Bahkan, untuk menyelaraskan proses di lapangan ini hanyalah sebuah awal. Semua data dapat digunakan untuk menghasilkan dasbor secara otomatis, memberikan insight kepada manajemen secara real-time terhadap status serah terima. Manajer tidak perlu lagi menunggu berminggu-minggu untuk laporan dan update manual.

Solusi berfokus pada klien

Ketika klien kami menggunakan software manajemen konstruksi Novade, dengan cepat mereka dapat menyadari adanya peningkatan produktifitas. Hal ini berimbas kepada semakin banyak konsumen yang puas, visibilitas proyek yang lebih baik, dan kontraktor kinerja kontraktor yang lebih baik.

Sistem aplikasi manajemen konstruksi ini juga menyediakan data berharga diseluruh tipe defect yang sering muncul. Hal ini bisa digunakan untuk meningkatkan perencanaan berikutnya, termasuk pemilihan material dan kontraktor. Secara keseluruhan, tim proyek yang tidak dibebani dengan administrasi dokumen dapat fokus kepada apa yang paling penting – memberikan hasil pekerjaan dan proyek berkualitas , serta layanan konsumen yang prima.

Salah satu klien kami, Head of Customer Service di sebuah developer properti multi nasional mengatakan: “Novade telah meningkatkan kualitas dari proyek dan kehidupan kami. Saya tidak lagi mengharuskan tim saya untuk lembur, dan saya berhasil menghemat 30% waktu kerja dari staff saya.”

Apa yang akan terjadi di masa depan?

Walau ada banyak yang bisa dirayakan, namun kami belum selesai. Teknologi terus berkembang dan berevolusi secara cepat dengan adanya Internet of Things (IoT), robot, dan artificial intelligence (AI). Ada begitu banyak data berharga yang tersedia melalui digitalisasi. Kita dapat melihat masa depan yang menggunakan robot dan drone untuk memindai lokasi proyek untuk defect-defect dan ditindaklanjuti dengan AI untuk mengidentifikasi dan menugaskan defect-defect ini kepada pihak yang bertanggungjawab.

Masa depan sangatlah cerah untuk teknologi konstruksi, dan Novade ada di garda terdepan, mentransformasi industri ini dari bawah ke atas (ground up) – untuk setiap proses satu per satu.

Mari simak penggunaan Novade berikut ini:

Indonesia
NavaPark Residences mempercepat proses handover sebesar 50%

Konten terkait

• Pelajari lebih lanjut tentang solusi Novade Quality
• Pelajari lebih lanjut tentang solusi Novade Handover